如何结构化地思考与表达?

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编者按:本文来自微信公众号“一只特立独行的Eric”(ID:EricDai1992),作者:一只特立独行的Eric,36氪经授权发布。

如何结构化地思考与表达?

本文为《结构思考力》读书笔记,@Eric

结构化是工作的加速器

最近在工作中遇到不少沟通问题,例如与同事沟通,上来就说:“这个事情他已经批了,我觉得没啥问题。”典型的无效沟通,因为:

  • 同事不知道「这个事情」到底是哪件事;

  • 同事不知道「他」到底是谁,在哪里批的;

  • 同事不知道「我觉得没啥问题」到底是如何评估出来的结论。

经历了几次这样的无效沟通后,我也在反思为什么结构化、快速地说清楚一件基本的事情,对我来说都存在困难。能想到的原因是:我在沟通中更多关注我自己,而不是别人的感受。

一般而言,人想要表达观点需要经历3个步骤:

① 搜集信息;

② 理解信息之间的关系;

③ 描述信息的内容以及它们之间的关系、洞察,并传递给其他人。

其中,①②需要靠大量的体验与思考,包括:工作、读书、经历、人生角色的变化等。但总体而言是个人理解世界的过程。

而③则需要开始考虑「信息接收者」的感受,开始要求我们拥有同理心、学会识别干系人的信息背景与利益点。在工作场景下,尤其是业务变化快、人力相对有限的环境下,沟通效率与有效性成为不可或缺的工作加速器,这让结构化地表达变得非常重要。

《结构思考力》的核心思想仍然来源于《金字塔原理》,它为我们提供了一种思考与表达的「结构」,而使用「结构」的本质就是简化信息组织的过程,用一种经过大量验证的高效方法,帮助我们提升表达的效率、有效性。

要坚信「大道至简」

在做学术论证的时候,会使用较为复杂的数据结构、论证方法,此时的目标并不是为了沟通,而是得到一个可靠、严谨的结论。但在企业中,沟通与论证更多是为了:

  • 阐述问题

  • 达成共识

  • 寻求支持

由于大家的时间都比较有限,作为信息的传递方,我们需要避免过度设计、过度复杂的论述,尽量做到观点逻辑清晰、呈现高效可视化。

示例:下图为麦肯锡的PPT:二维象限+数形结合,相比于单纯的Excel表格、折线图,表达效率会高很多。

如何结构化地思考与表达?

构建思考力的金字塔

想要构建思考力的金字塔,需要五个步骤:

第一步:明确理念打基础。

第二步:基于目标定主题。

第三步:纵向结构分层次。

第四步:横向结构选顺序。

第五步:形象表达做演示。

如何结构化地思考与表达?

① 明确理念打基础

结构思考力的核心理念包含「四个基本特点」和「结构化接收信息」的两个步骤。

1.1 四个基本特点

即金字塔原理的四个基本原则:“结论先行”、“以上统下”、“归类分组”和“逻辑递进”。

如何结构化地思考与表达?

  • 论:结论先行。结构思考力强调的是先总后分。结论先行正是“先总后分”的体现,先框架后细节,先总结后具体,先结论后原因,先重要后次要。

  • 证:以上统下。有理由支撑的结论才有说服力。

  • 类:归类分组。将事物进行归类组织,不但可以提高思考问题的效率,还能把问题想得全面保证效果。

  • 比:逻辑递进。每一组中的思想需要按照一定的逻辑顺序进行组织,这种逻辑顺序符合人们观察事物的习惯,更容易让对方记忆。

1.2 结构化搜集信息

如何结构化地思考与表达?

第一步:识别信息中的事实、理由及结论。找出信息中哪些是观点类的,哪些是事实描述类的信息,观点类的信息中哪些是结论、哪些是支撑结论的理由,并将它们区分开。

第二步:找到事实与观点的对应关系,并画出结构图。接下来找出这些事实与观点的对应关系,并依据事实、理由、结论的对应关系画出金字塔结构图。

第三步:一句话概括出所有内容。接收信息除了在前两步做到能够听清楚以外,最后还要用一句话概括出所有内容,做到说明白。

示例:

结论:抖音将成为短视频平台的天猫商城

理由:支持该结论的理由分别是:

  • 相对阿里、京东,抖音在流量上有绝对的优势,为发力电商业务打下了坚实基础;

  • 阿里受制于流量匮乏、监管压力、组织问题,原有的市场份额逐步释放出来;

  • 抖音公域分发的性质与店播模式更匹配,更有机会成为短视频的天猫;

  • 字节跳动广告业务无法再快速增长,电商成为本阶段最核心的项目,有充裕的资源可以投入。

事实:论证理由的合理性,还需要事实作为支撑(数据、专家证言、历史…),比如:支撑“抖音流量有绝对优势”的事实包括“2021年抖音DAU峰值已到7亿+,单用户日均使用时长超过90分钟,淘宝/天猫不足10分钟”等。

如何结构化地思考与表达?

想要判断「结论」的合理性,可以根据以下两点Review:

  • 提供的事实与数据是否真实;

  • 这些事实与数据是否可以得出相应的理由,相应的理由是否可以得出最终的结论。

② 基于目标定主题

基于目标设定主题,需要理清目标、主题与序言。

如何结构化地思考与表达?

营销人,你应该听听汽车品牌的新轰鸣

真效、长效、增效,全效营销,三效合一。

2.1 明确目标

首先,提前阐述/设定具体场景。场景越具体,目标和结构会越准确。

其次,确定对方行为目标(指经过你的表达之后,希望对方有哪些行为)—ABCD目标法。

  • Actor(受众):谁;

  • Condition(条件):在什么条件下;

  • Behavior(行为):完成什么任务/表现出什么行为;

  • Degree(程度):达到什么标准或水平。

示例:

场景:Q1信贷业务增长60%来源于电销外呼,但80%的电销外呼都无人接听,外呼效率遭遇瓶颈;Q2信贷业务目标翻了4倍,完成难度非常大。

目标:希望产品部门在Q2确保上线「辅助外呼」功能,自动过滤80%的沉默/无效号码。

2.2 包装主题

包装主题需要遵循三个基本原则:简单、准确、利益(从对方角度出发),三者缺一不可;

如何结构化地思考与表达?

示例:

原标题互联网商业模式通常先从高频需求切入,验证需求真实性并积攒足够的流量后,再进行流量变现修改后

互联网三级火箭论:流量、场景、变现

互联网公司的三级火箭模式为:第一级,头部流量;第二级,沉淀某类用户的商业场景;第三级,完成商业闭环。以得到APP为例:

  • 第一级:通过免费脱口秀、微信六十秒的公众号积累大量用户;

  • 第二级:上线得到APP将用户沉淀至自有APP,实现数据、消费场景闭环;

  • 第三级:提供高质量的付费产品实现商业变现,例如:得到大学、五道口金融课程、薛兆丰的经济学。

2.3 序言设计

序言是一个讲故事的过程,结构包含4个要素(简称SCQA):

  • Situation情境:对事件背景的描述,提前交代背景是高效对话的最好开始;

  • Complication冲突:在情景下发生的具体问题、矛盾;

  • Question疑问:如何在这个背景下解决这个问题(可省略);

  • Answer回答:解决「冲突」的具体方案。

如何结构化地思考与表达?

我们可以通过调整4个要素的顺序,为不同的场景设计序言。

如何结构化地思考与表达?

SCQA有4种模式,其中「标准式」是用得最多的。

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③ 纵向结构分层次

首先,结论现行。即每一个答案的本身就是一个结论,不能是“X框架特点的介绍”、“X框架特点的优劣势分析”。因为是结论才有可能回答上面设想的疑问,因为是结论才能引发下一个层级新的问题。

其次,以上统下。就是下面的每一个都是回答上面问题的答案。每个问题回答本身都需要是结论,才能更加清晰有说服力。

如何结构化地思考与表达?

④ 横向结构选顺序

常用的两种方法「演绎法」、「归纳法」。

  • 演绎法:以一定的反映客观规律的理论认识为依据,从服从该认识的已知部分推知事物的未知部分思维方法。

  • 归纳法:将一组具有共同特点的思想归类分组并概括出结论;

4.1 演绎法

也是我们非常熟悉的三段论:大前提,小前提和结论。大前提、小前提、结论是横向画出来的,而最上面的「中心思想」是对于下面这个论证过程的自下而上概括总结。

如何结构化地思考与表达?

例:我是你适合嫁的人,请嫁给我吧。

如何结构化地思考与表达?

演绎法分为「标准式」、「常见式」。其中,

演绎三段论就是「标准式」。例:所有人都会死,苏格拉底也是人,所以苏格拉底会死。

现象、原因、解决方案就是「常见式」,例:现象是业绩开始下滑,原因是人员能力有待提升,解决方案是抓紧内部课程开发与培训。

如何结构化地思考与表达?

4.2 归纳法

归纳的三种结构:时间、结构性、重要性。其中「结构性」可以按不同的分类方式将整体拆分为部分,遵循MECE原则进行归纳总结。

  • ME:Mutually Exclusive => 相互独立

  • CE:Collectively Exhaustive => 完全穷尽

MECE要求我们在归纳时不重不漏,即彼此相互独立不重叠,但是合在一起完全穷尽不遗漏。不遗漏才能不误事,不重叠才能不做无用功。

如何结构化地思考与表达?

「Less is more」:你可能听过“奇妙的数字7±2”,说的是大脑短期记忆无法一次容纳7个以上的记忆项目。有的人可能一次能记住9个项目,而有的人只能记住5个,大脑比较容易记住的是3个项目。如果要点太多且不进行归类分组,听众基本不会理解你毫无头绪的表达。即使分组也不要穷举式论证,尽量聚焦关键问题。

【全文完】

附录:政府工作报告节选的金字塔结构

如何结构化地思考与表达?

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